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Gestione delle ore del personale: il caso di un ente regionale per i servizi agricoli e forestali
Per un ente regionale operante nei settori dell’agricoltura e delle foreste, il passaggio al paperless è diventato realtà, consentendo una rendicontazione dei costi più efficiente, un tracciamento costante delle attività e una visione economica in tempo reale dei costi della manodopera.
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Centralizzare i dati e tracciare le attività in tempo reale
L’ente, impegnato in numerosi progetti distribuiti su vasta scala in Lombardia, gestiva un'ampia mole di dati e informazioni attraverso strumenti tradizionali:
Gestione decentralizzata dei dati: le informazioni venivano raccolte utilizzando diversi strumenti come fogli Excel e documenti cartacei.
Monitoraggio delle attività in evoluzione: l’aggiornamento dei dati richiedeva tempo, con processi manuali che limitavano una visione immediata sui costi e sulle ore lavorate.
Comunicazione diversificata: l’utilizzo di più canali rallentava la raccolta e l’organizzazione delle informazioni.
Digitalizzare la gestione delle ore e centralizzare i dati operativi
L’ente si poneva l’obiettivo di trasformare le proprie modalità operative per rispondere alle crescenti esigenze di efficienza e trasparenza:
Digitalizzare e automatizzare i processi: semplificare la gestione delle ore lavorate e ridurre al minimo l’intervento manuale.
Responsabilizzare le figure coinvolte: fornire strumenti intuitivi che permettessero a ciascun ruolo di tracciare e approvare i dati in autonomia, migliorando la collaborazione.
Centralizzare tutte le informazioni: creare un unico repository accessibile in tempo reale per velocizzare la consultazione e garantire una visione complessiva più chiara.
Difficoltà di una gestione complessa e distribuita
PROBLEMATICHE PRINCIPALI
Ogni giorno, responsabili tecnici, capisquadra e personale amministrativo dovevano affrontare una duplice sfida:
Gestire le ore lavorate di moltissimi operatori senza una procedura strutturata.
Le ore lavorate venivano tracciate utilizzando strumenti tradizionali come fogli Excel e moduli cartacei, raccolti manualmente sul campo. Questo metodo non solo richiedeva tempi lunghi, ma rendeva difficile avere una panoramica aggiornata e precisa dei costi della manodopera.
Frammentazione della comunicazione.
La mancanza di un unico sistema centralizzato per la raccolta e la condivisione delle informazioni portava a ritardi e difficoltà nella sincronizzazione tra i vari team, aumentando il rischio di errori e incomprensioni.
Step by step del processo:
Creazione dei progetti: ogni progetto viene configurato in Mela, raggruppandoli anche per decreto.
Inserimento dati sul campo: i capisquadra registrano direttamente in Mela le ore lavorate e compilano il giornale lavori, corredandolo con fotografie.
Approvazione: i direttori dei lavori verificano e approvano le ore inserite.
Consolidamento: il direttore tecnico consolida i dati per l’elaborazione e il caricamento nel sistema di gestione delle buste paga.
Monitoraggio continuo: dashboard personalizzate consentono di monitorare l’andamento dei lavori e generare esportazioni su misura.
ENTE PER I SERVIZI DELL’AGRICOLTURA E FORESTALI
05
Descrizione del cliente · Timeline integrazione di Mela_OPERATIVI IN 10 GIORNI
Settore
Settore
05
Descrizione del cliente · Timeline integrazione di Mela_OPERATIVI IN 10 GIORNI
- 3 MESI PRIMA DELLA STIPULA DEL CONTRATTO: POC su due progetti pilota
- 10 GIORNI OPERATIVITA': Inserimento delle strutture dati necessarie
- + 3 GIORNI FORMAZIONE DEL PERSONALE: Formazione del personale con 3 sessioni per ogni nucleo lavorativo.
Benefici misurabili
Grazie al flusso digitale e ai permessi specifici per ogni figura, le ore inserite dai capisquadra vengono approvate in tempi più rapidi.
La visione centralizzata dei dati consente ai responsabili tecnici di pianificare in modo più accurato le risorse umane e i tempi di esecuzione dei progetti.
L’integrazione di un archivio fotografico e delle dashboard permette un controllo costante sullo stato dei cantieri, migliorando il processo decisionale.
I NUMERI
Fase 1
Tempo risparmiato
Fase 2
Errori ridotti
Fase 3
Più Facilità di accesso ai dati
Fase 4
Riduzione del tempo necessario per la reportistica.
Un ponte tra interno e Esterno dell’azienda
L’adozione di Mela ha apportato miglioramenti significativi nei processi operativi:
- Digitalizzazione: Eliminazione dei processi cartacei e passaggio al paperless.
- Efficienza nei processi: Riduzione del tempo per il conteggio e la verifica delle ore.
- Responsabilizzazione: Coinvolgimento attivo dei team attraverso strumenti mirati.
