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Gestione lavori azienda municipalizzata: digitalizzazione e organizzazione operativa
Manutenzione del verde pubblico, segnaletica stradale, decoro urbano e autospurgo: il presente case study mostra come l’implementazione di Mela abbia reso la gestione di queste attività più semplice, efficiente e trasparente, eliminando la complessità dei processi tradizionali e migliorando l’organizzazione interna.
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Superare l'inefficienza dei processi cartacei
L'azienda municipalizzata affrontava ogni giorno problematiche legate alla gestione operativa e all'organizzazione delle attività:
La pianificazione dei lavori e l’assegnazione degli ordini avvenivano attraverso documenti cartacei, un processo lento e dispendioso.
La mancanza di visibilità in tempo reale delle squadre operative rendeva difficile monitorare lo stato dei lavori senza una presenza fisica sul campo.
La raccolta e riconciliazione dei dati (fogli, foto, messaggi vocali, WhatsApp) richiedeva molto tempo, causando dispersione e mancanza di centralizzazione.
Digitalizzare e semplificare i processi operativi
Per migliorare la gestione delle attività pubbliche, l’azienda municipalizzata si è posta obiettivi chiari e concreti:
Digitalizzare e automatizzare la pianificazione operativa.
Eliminare i processi cartacei e velocizzare l’assegnazione delle attività alle squadre operative.Monitorare in tempo reale i lavori sul campo.
Avere visibilità immediata su avanzamento lavori, posizione delle squadre e stato delle attività.
Centralizzare i dati.
Creare un archivio unico e organizzato di tutte le attività svolte, con foto e note sempre disponibili per verifiche e analisi future.
La complessità del coordinamento operativo
Ogni mattina, l'ufficio tecnico dell’azienda municipalizzata si trovava a gestire la pianificazione e l’assegnazione degli ordini di lavoro attraverso documenti cartacei. Le squadre ricevevano le istruzioni manualmente.
Sul campo, i responsabili non avevano visibilità immediata di dove fossero le squadre né di quali interventi fossero stati effettivamente completati.
La verifica del lavoro richiedeva ore di riconciliazione tra fogli di carta, foto inviate tramite WhatsApp e messaggi vocali. Questa frammentazione rallentava l’intero processo e ostacolava la centralizzazione delle informazioni necessarie per una gestione efficace.
Come Mela ha rivoluzionato il flusso operativo.
Con Mela, la gestione delle attività aziendali è diventata lineare e trasparente.
Ogni giorno, l'ufficio tecnico pianifica e carica sull’app le attività da svolgere, assegnandole alle squadre operative con un click.
Le squadre, una volta sul campo, utilizzano l’applicativo per documentare i lavori in tempo reale, scattando foto, aggiungendo note e aggiornando lo stato delle attività. Questo permette una comunicazione immediata e accurata tra i team operativi e il responsabile tecnico.
Il responsabile tecnico utilizza l’app per monitorare in tempo reale lo stato delle attività e, se necessario, impartisce ulteriori istruzioni per finalizzare i lavori. A fine giornata, verifica tutte le attività eseguite tramite l’app, che diventa così il canale unico di comunicazione e gestione.
MANUTENZIONE PUBBLICA (verde pubblico, segnaletica stradale, decoro urbano, autospurgo).
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Descrizione del cliente · Timeline integrazione di Mela
Settore
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Descrizione del cliente · Timeline integrazione di Mela
- GIORNO 1-2 ANALISI E PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITA': Identificazione delle tipologie di interventi da gestire (es. manutenzione verde pubblico, segnaletica stradale) e assegnazione dei ruoli alle squadre operative.
- GIORNO 3-4 CONFIGURAZIONE E CREAZIONE DELLE SQUADRE OPERATIVE: Configurazione dell’app con la creazione degli utenti, la definizione delle squadre e l'assegnazione delle attività di prova per testare il sistema.
- GIORNO 5-6 FORMAZIONE PERSONALE E AVVIO OPERATIVO: Sessioni pratiche per l’ufficio tecnico e le squadre sul campo e inizio effettivo dell’utilizzo di Mela per la pianificazione e il monitoraggio delle attività.
Benefici misurabili
L’ufficio tecnico assegna le attività direttamente tramite l’app, eliminando i fogli cartacei e velocizzando la distribuzione degli ordini di lavoro.
I responsabili tecnici monitorano in tempo reale la posizione delle squadre e lo stato dei lavori, intervenendo rapidamente in caso di necessità.
Ogni attività viene documentata con foto e note, creando uno storico facilmente consultabile per verifiche e analisi future.
I NUMERI
Fase 1
Nella qualità delle informazioni raccolte. La centralizzazione dei dati consente un accesso più completo e accurato alle informazioni necessarie.
Fase 2
Nei tempi di riconciliazione e assegnazione delle attività. Grazie alla digitalizzazione, l’assegnazione e il monitoraggio delle attività richiedono meno tempo, migliorando l’efficienza operativa.
Un ponte tra interno e Esterno dell’azienda
L’adozione di Mela ha apportato miglioramenti significativi nei processi operativi:
- Organizzazione migliorata: Processi più semplici e fluidi
- Allineamento con gli stakeholder: Comunicazione chiara e aggiornata in tempo reale
- Archivio fotografico: Monitoraggio costante e documentazione dettagliata
